Principles for the Proper Maintenance and Retention of Books, Records, and Documents in Electronic Form, as well as for Data Access (GoBD)

The GoBD (Principles for the proper management and storage of books, records, and documents in electronic form, as well as for data access) are guidelines issued by the Federal Ministry of Finance. They specify how digital accounting and document archiving must be carried out in order to be recognized by the tax office.

What exactly is GoBD?

It is not a legal norm, but an administrative instruction that is binding for all entrepreneurs (including small businesses, freelancers and association). The core requirements are:

The aim of the GoBD is to create uniform regulations on how printed and electronic documents must be recorded, processed, and stored.

  • Immutability: Documents may not be deleted or altered without leaving a trace (therefore, Word/Excel alone are not compliant).
  • Completeness & timeliness: All business transactions must be recorded completely and promptly.
  • Traceability: An expert third party (auditor) must be able to check the entries within a reasonable period of time.
  • Procedural documentation: Companies must document in writing how documents are processed and archived digitally.

Steuerrelevante Dokumente

  • Büchern (Handelsbüchern) und Aufzeichnungen:gehört das Grundbuch/Journal sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der “Offene-Posten-Buchhaltung” ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung von Bedeutung sind. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahe.
  • Inventare sind Aufzeichnungen: über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen o.ä. Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahe.
  • Handels- und Geschäftsbriefe:sind alle schriftlichen Mitteilungen im geschäftlichen Bereich, die im Namen der Gesellschaft bzw. an sie verfasst und individuell adressiert sind. Was zählt als Geschäftsbrief? Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Verträge und Handelsbriefe. Aufbewahrungsfrist: 6 Jahe.
  • Buchungsbelege: sind alle Unterlagen, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren und damit Grundlage der einzelnen Eintragung in die Geschäftsbücher und für die sonstigen Aufzeichnungen sind. Sie haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Geschäftsvorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe. Was zählt als Buchungsbeleg? Rechnungen, Lohnunterlagen, Buchungsbelege, KOntoauszüge, Bankbelege, Quittungen. Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre.
  • Sonstige Unterlagen: sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege, Bewertungen von Eigenleistungen, Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Personalunterlagen, etc. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre.

We provide you with a few practical tips for implementing GOBD.

  • Electronic archiving: The GoBD provide an argument for the digital archiving of tax-relevant documents because they formally equate digital documents with conventional paper documents. Although all tax-relevant documents must be kept in their original form, scanned paper documents can replace the original.
  • Implement a GOBD-certified solution:  The tax authorities do not prescribe any specific software, but they do define principles for electronic archiving. These include immutability, completeness, traceability, and availability of the archived data and documents. Since the archiving obligation applies not only to accounting, but also to applications such as merchandise management, payroll systems, and email clients, companies should ensure that their archives are not only GoBD-certified, but also compatible with their software solutions.
  • Stay in control::  If you are striving for a paperless, digital office in accordance with GoBD and procedural documentation is being created, GoBD stipulates that an internal control system must be set up, applied, and documented. This includes access and access authorization controls as well as recording and plausibility checks. In addition, protective measures must be taken against the intentional and unintentional falsification of programs, data, and documents.
  • Reduce mountains of paper:  For the first time, the GoBD explicitly allow paper documents to be scanned and then destroyed. However, the process of paper destruction must be documented in the same way as all other accounting procedures. To this end, companies must create what is known as procedural documentation so that auditors can quickly understand and follow the processes. The GoBD also stipulate that the destruction of documents must be documented in writing.

Die E-Rechnung ist seit dem 01.01.2025 Pflicht

Bereits im März letzten Jahres wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes in Deutschland die schrittweise Implementierung der E-Rechnungspflicht ab diesem Jahr beschlossen.

Seitdem sind Unternehmen unabhängig von Branche und Größe dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen- und auch rechtssicher archivieren zu können. Da viele Unternehmen mit so einem Projekt vor einer enormen Herausforderung stehen, hat der Gesetzgeber für den Zeitraum bis zum 01.01.2028 Übergangsregelungen eingeführt. Differenziert wird hierbei vor allem zwischen dem Empfang und dem Ausstellen von Rechnungen.

At first glance, implementing GoBD may seem like additional work. However, using modern, innovative archiving software offers companies many advantages.:

  • Reduces administrative effort
  • Distributes tasks
  • Monitors document flow
  • Automates processes
  • Optimizes response times
  • Enables quick access to information
  • Organizes invoices
  • Prevents transmission errors
  • Meets all legal requirements of the GoBD

Did you know that implementation of and compliance with GoBD can be checked as part of a tax audit? Tax audits usually take place every 10 years – when was your last audit?

Take the issue of document archiving and its potential consequences seriously. By using convenient and user-friendly software solutions, you can meet all the legal requirements and obligations of the GoBD. In addition, such systems increase the efficiency of your company in the long term and reduce costs. Transparency and traceability give you clear competitive advantages.

Talk to us. Together we will find the ideal archiving solution for your company.

Penaltys

  • Tax estimates: The tax office can estimate the basis for taxation, which often leads to a higher tax burden.
  • Loss of input tax deduction: Invoices that do not comply with GoBD (e.g., lack of GoBD-compliant archiving) can lead to the rejection of input tax deduction.
  • Rejection of accounting: The entire accounting system may be rejected as improper.
  • Criminal prosecution: In cases of intent, criminal tax proceedings may be initiated, which can result in fines or imprisonment.
  • High interest rates: Interest on arrears may be incurred.