Audit-Konformität
Unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein auditkonformes Dokumentenmanagementsystem.
Immer mehr Softwarehersteller werben mit einer Audit-Sicherheitsgarantie für Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) und versichern, dass ihre Software alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Obwohl der Begriff „Revision Security“ mittlerweile weit verbreitet ist, wird er oft missverstanden.
Was bedeutet Revisionssicherheit??
Sicherheit ist eine Grundvoraussetzung für die Archivierung in den in Deutschland verwendeten elektronischen Archivierungssystemen. Sie muss steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen entsprechen. Diese dienen in erster Linie der Gewährleistung der Einhaltung der Grundsätze des Datenzugriffs und der Überprüfbarkeit digitaler Dokumente. (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Regierungsführung sowie die Speicherung von Büchern und Dokumenten in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff (GoBD).
Die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems ist eine wichtige Grundvoraussetzung. Entgegen vieler Meinungen kann das System allein jedoch keine revisionssichere Ablage gewährleisten. Die Revisionssicherheit hängt vielmehr von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören unter anderem: eine revisionssichere Dokumentenmanagement-Software (DMS), deren professionelle Einrichtung und Bedienung, regelmäßige Datensicherungen sowie interne Workflows im jeweiligen Unternehmen. Ein Dokumentenmanagementsystem kann daher nur dann revisionssicher eingesetzt werden, wenn es die technischen Voraussetzungen erfüllt und korrekt verwendet wird.
Das Dokumentenmanagementsystem ist eine skalierbare Dokumentenmanagementlösung, die diese rechtlichen Anforderungen erfüllt.
1. Das Original ist erhalten geblieben
Das System ermöglicht die Archivierung nahezu aller Dateiformate. Dazu gehören unter anderem gängige Formate wie PDF, PDF-A, DOC, XLS, EML, JPG usw.
Darüber hinaus konvertiert das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unlesbare Daten wie beispielsweise nicht lesbare PDFs, JPGs, PNGs und TIFFs automatisch in lesbare PDF/A-Dateien. Dadurch können die möglicherweise in diesen Dateien enthaltenen Texte in die Volltextsuche einbezogen und im Langzeitarchivierungsformat gespeichert werden. Der Benutzer hat somit Zugriff auf das revisionssichere Langzeitarchivierungsformat PDF/A sowie auf die Originaldatei.
Alle archivierten Dokumente werden revisionskonform in einer zentralen Datenbank gespeichert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Speicherverfahren erlaubt die Datenbank keine Änderungen oder Löschungen der Dokumente über das Dateisystem. Wird ein Dokument archiviert, kann dies nur nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen durch ausgewählte Benutzer und unter Angabe von Sicherheitsschlüsseln und einer Begründung erfolgen. Die ausgewählten Dokumente werden anschließend unwiderruflich aus dem Archiv des Dokumentenmanagementsystems (DMS) gelöscht, und ein Löschprotokoll wird automatisch für die entsprechende Dokument-ID (DocID) gespeichert.
Änderungen an einem Dokument sind nur über die integrierte Versionsverwaltung möglich. Dadurch können beliebig viele Versionen eines Dokuments im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert werden. Voraussetzung hierfür ist, dass das Dokument, dessen erste Version archiviert werden soll, zur Versionierung freigegeben wurde. Jede neue Version wird dann mit einer hochgeladenen Versionsnummer versehen und als neues Dokument archiviert. Alle Versionen sind jederzeit zugänglich. Das Original kann nicht überschrieben werden.
2. Qualifizierte Einreichung (Klassifizierung)
Ein leistungsstarker Klassifizierungsdialog ermöglicht qualifizierte Archivierung. Die Klassifizierung dient als Bindeglied zwischen Dokument und Archiv. Hier können für jede archivierte Datei unter anderem die virtuellen Zielordner im Dokumentenmanagementsystem (DMS), der Dokumenttyp, der Status, die Verantwortlichen und viele weitere Informationen (Metadaten) erfasst werden. Durch die Zuordnung dieser Details lassen sich die Dokumente übersichtlich und detailliert speichern und schnell wiederfinden – alternativ und/oder zusätzlich zur Volltextsuche. Für die Klassifizierung stehen verschiedene Methoden und Möglichkeiten zur Verfügung. Dank der integrierten Vorlagendesigner erfolgt die Klassifizierung sogar automatisch. Die erforderlichen Klassifizierungsattribute sind über den Einstellungsdialog flexibel und für jedes Unternehmen erweiterbar.
3. Protokollierung der Arbeitsschritte
Im Verlauf der Dokumentenverwaltung (DMS) wird jede Änderung der Klassifizierungsattribute eines Dokuments dokumentiert. Die Verarbeitungs- und Archivierungsschritte werden somit automatisch protokolliert und können jederzeit eingesehen werden.
4. Sicherer und sofortiger Lesezugriff
Die Regierung von Bangladesch (GoBD) erläutert das Handelsgesetzbuch und das Abgabengesetzbuch hinsichtlich der ordnungsgemäßen Behandlung elektronischer Dokumente. Steuerrelevante Dokumente, die Unternehmen direkt oder indirekt betreffen, müssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden. Steuerprüfungen können jederzeit durch Lesezugriff erfolgen.
Die Architektur der Dokumentenmanagement-Software (DMS) ist so konzipiert, dass beliebig viele Benutzer gleichzeitig mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen bearbeitet werden, ermöglicht das DMS die Anzeige und Bearbeitung jedes Dokuments und jedes erstellten Ordners durch die Vergabe separater Zugriffsrechte.
Wenn Dokumente aus dem Archiv benötigt werden, finden diese sich in der Dokumentenmanagement-Software (DMS). Die DMS verfügt über diverse Such- und Filterfunktionen. Dokumente und Informationen lassen sich durch Eingabe bestimmter Suchkriterien schnell finden. Dies umfasst beispielsweise Suchanfragen mithilfe der Volltexterkennung innerhalb der generierten Ordnerstruktur und auf Basis der gespeicherten Klassifizierungsinformationen – auch Metadaten genannt. Ein sofortiger, schneller und sicherer Dokumentenzugriff ist somit jederzeit gewährleistet.
Dokumente, die eB an das Finanzamt weiterleiten muss, können einzeln und auf Anfrage auch inklusive Klassifizierungsinformationen exportiert werden. Beim Datenexport werden ausgewählte Dokumente und ihre Klassifizierungsattribute aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf beliebige Datenträger exportiert. Mit diesem Datenexport werden sowohl die Dokumente als auch alle zugehörigen Informationen und Versionen exportiert. Die Dokumente können anschließend mit dem mitgelieferten Offline-Reader heruntergeladen und über die üblichen DMS-Suchfunktionen gefunden und angezeigt werden.
5. Sicherung und Wiederherstellung
Die Datensicherung ist ein wesentlicher Bestandteil der Audit-Sicherheit. Die Datenbank muss regelmäßig gesichert werden. Es wird empfohlen, täglich eine Sicherung durchzuführen. Diese sollte anschließend auf einer externen, separaten Festplatte gespeichert werden, um im Notfall eine sofortige Wiederherstellung der Dokumente zu ermöglichen.
Für eine saubere und sichere Datensicherung bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verschiedene Optionen. Unter anderem gibt es eine benutzerfreundliche Oberfläche, die eine schnelle und einfache Datensicherung und -wiederherstellung per Mausklick ermöglicht. Zusätzlich kann die Datensicherung auch über Skripte und eigene Tools erfolgen.
6. Unternehmensspezifische Einrichtung
Das Dokumentenmanagementsystem lässt sich exakt an Ihre Bedürfnisse anpassen. Von der einfachen bis zur gewünschten Struktur können Sie mithilfe des flexiblen Einstellungsdialogs schnell alles abbilden. Die internen Prozesse zur Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten lassen sich mit dieser Software digital abbilden.
– Rechtevergabe: Benutzer und Gruppen erstellen und zuweisen
– Ordnerstrukturen erstellen
– Klassifizierungsattribute erstellen
– Dokumenttypen und Aufbewahrungsfristen definieren
– Status zuweisen und vieles mehr
Diese Prozesse und Strukturen sollten vor der Einführung des Systems präzise definiert und dokumentiert werden.