Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)


Basis

Gemäß dem Gesetz über Wachstumschancen wurde beschlossen, die obligatorische elektronische Rechnungsstellung für inländische B2B-Transaktionen (Transaktionen zwischen Unternehmen) mit Wirkung zum 1. Januar 2025 einzuführen.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung gemäß EN 16931 ist eine Rechnung, die elektronisch in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt, automatisch empfangen und verarbeitet werden kann. Sie muss von Anfang an elektronisch erstellt und versendet werden. Eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen, sondern werden wie Papierrechnungen behandelt. Dies gilt auch für Standardrechnungen, die per E-Mail im PDF-Format versendet werden, da die darin enthaltenen Daten nur in unstrukturierter Form vorliegen und nicht elektronisch automatisiert verarbeitet werden können.

E-Rechnungsformate

Zu den bekanntesten E-Rechnungsformaten gehören XRechnung und ZUGFeRD.

XRechnung

XRechnung ist ein strukturierter, XML-basierter Standard für elektronische Rechnungsstellung, der von KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) für Deutschland entwickelt wurde. Er entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist für Rechnungen an öffentliche Einrichtungen (B2G) verpflichtend; ab 2025 wird er schrittweise auch für den B2B-Bereich eingeführt.

ZUGFeRD Rechnung

ZUGFeRD (Zentraler Leitfaden des Deutschen Forums für Elektronische Rechnungsstellung) ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine lesbare PDF-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Es entspricht der EU-Norm 16931, ist ab Version 2.0.1 rechtskonform für B2B- und Behördentransaktionen und ermöglicht die automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Wann beginnt es und wer ist teilnahmeberechtigt?

  • Obligatorische elektronische Rechnungsstellung ab 2025
    Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung wird am 1. Januar 2025 für steuerpflichtige inländische B2B-Transaktionen eingeführt.
  • Rechnung gemäß EN 16931
    Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als eine Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die bereits verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm.
  • Alle Unternehmen werden verpflichtet sein
    Ab dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen (zu versenden). Angesichts der erheblichen Umstellungskosten für Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsbestimmungen für Rechnungssteller für die Jahre 2025 bis 2027 erlassen.
  • Übergangsbestimmungen (Gilt nur für ausgehende Post, nicht für eingehende Post!)
    Ab dem 1. Januar 2025 entfällt die Bevorzugung von Papierrechnungen, und jedes Unternehmen kann elektronische Rechnungen ausstellen. Papierrechnungen dürfen jedoch noch bis zum 31. Dezember 2026 versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF usw.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro elektronische Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin andere Rechnungsarten (Papier, PDF usw.) verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden. Derzeit kann das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) auch nach 2028 weiter genutzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 ein Meldedatensatz gemäß Umsatzsteuergesetz vollständig und korrekt aus der EDI-Rechnung extrahiert werden kann.

Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung


Auch wenn nach dem Umsatzsteuerrecht die Ausstellung einer Rechnung vorgeschrieben ist, muss diese in den folgenden Fällen nicht als elektronische Rechnung ausgestellt werden:
  • Kleinere Beträge (bis zu 250 Euro brutto, § 33 UStDV)
  • Tickets, die als Rechnungen dienen (Abschnitt 34 der Mehrwertsteuer-Durchführungsverordnung)
  • Dienstleistungen von Kleinunternehmen (Abschnitt 34a der Mehrwertsteuer-Durchführungsverordnung)
  • Dienstleistungen für juristische Personen, die keine Unternehmen sind (z. B. gemeinnützige Organisationen oder Regierungsbehörden)
  • bestimmte Dienstleistungen, die Endverbrauchern im Zusammenhang mit einer Immobilie angeboten werden.

Strafen

Die Nichteinhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung kann verschiedene Konsequenzen und Strafen nach sich ziehen, wie zum Beispiel:

  • Vorsteuerabzug: Eine Rechnung, die nicht ordnungsgemäß ausgestellt wurde und die Anforderungen an eine elektronische Rechnung nicht erfüllt, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Folglich kann der Rechnungsempfänger die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.
  • Bußgelder: Bei Verstößen gegen die Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung können Bußgelder verhängt werden. Die genaue Höhe und die Umstände, unter denen Bußgelder verhängt werden, können je nach Bundesland und Einzelfall variieren.
  • Rechtsansprüche: Der Empfänger einer fehlerhaften Rechnung kann zivilrechtliche Ansprüche geltend machen, um eine korrekte Rechnung zu erhalten. Dies kann für den Aussteller der Rechnung zu zusätzlichen Kosten und Aufwand führen.
  • Steuerliche Nachteile: Unternehmen, die ihrer Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht nachkommen, riskieren steuerliche Nachteile, da die Steuerbehörden die Rechnungen möglicherweise nicht akzeptieren.

Informieren Sie sich noch heute über die elektronische Rechnungsstellung

Unternehmen sollten sich jetzt mit dem Thema E-Rechnung auseinandersetzen, um Zeitdruck während der Umstellung zu vermeiden. Dazu sollten sie sorgfältig prüfen, welche Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt werden müssen und welche Lösungen am besten zu ihren spezifischen Bedürfnissen passen.