Grundsätze für die ordnungsgemäße Pflege und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff (GoBD)

Die GoBD (Grundsätze für die ordnungsgemäße Verwaltung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff) sind Richtlinien des Bundesministeriums der Finanzen. Sie legen fest, wie die digitale Buchhaltung und Dokumentenarchivierung erfolgen muss, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Was genau ist GoBD?

Es handelt sich nicht um eine Rechtsnorm, sondern um eine Verwaltungsvorschrift, die für alle Unternehmer (einschließlich Kleinunternehmen, Freiberufler und Verbände) verbindlich ist. Die Kernanforderungen sind:

Ziel der GoBD ist es, einheitliche Vorschriften für die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von gedruckten und elektronischen Dokumenten zu schaffen.

Unveränderlichkeit: Dokumente dürfen nicht gelöscht oder verändert werden, ohne Spuren zu hinterlassen (daher genügen Word/Excel allein nicht).
Vollständigkeit und Pünktlichkeit: Alle Geschäftsvorgänge müssen vollständig und unverzüglich erfasst werden.
Rückverfolgbarkeit: Ein unabhängiger Sachverständiger (Auditor) muss in der Lage sein, die Einträge innerhalb einer angemessenen Frist zu überprüfen.
Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen schriftlich dokumentieren, wie Dokumente digital verarbeitet und archiviert werden.

Steuerrelevante Dokumente

Büchern (Handelsbüchern) und Aufzeichnungen:Gehört das Grundbuch/Journal sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der „Offene-Posten-Buchhaltung“ ersetzen Sie Belege die sonst zu führenden Konten. Hier kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Steuerung von Bedeutung sind. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahe.
Inventare sind Aufzeichnungen: über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzliche Erfindungsanweisungen, Verfahrensbeschreibungen o.ä. Aufzeichnungen werden aufbewahrt. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahe.
Handels- und Geschäftsbriefe:sind alle schriftlichen Mitteilungen im geschäftlichen Bereich, die im Namen der Gesellschaft bzw. an sie verfasst und individuell adressiert sind. Was zählt als Geschäftsbrief? Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Verträge und Handelsbriefe. Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre.
Buchbelege: sind alle Unterlagen, die einzelnen Geschäftsvorfälle dokumentieren und damit Grundlage der einzelnen Eintragung in die Geschäftsbücher und für die sonstigen Aufzeichnungen sind. Sie haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Geschäftsvorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege gleichzeitig auch Geschäftsbriefe. Was zählt als Buchungsbeleg? Rechnungen, Lohnunterlagen, Buchungsbelege, KOntoauszüge, Bankbelege, Quittungen. Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre.
Sonstige Unterlagen: sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege, Bewertungen von Eigenleistungen, Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Personalunterlagen usw. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre.

Wir geben Ihnen einige praktische Tipps zur Implementierung von GOBD.

Elektronische Archivierung: Die GoBD liefern ein Argument für die digitale Archivierung steuerrelevanter Dokumente, weil sie digitale Dokumente formal mit herkömmliche Papierdokumente. Obwohl alle steuerrelevanten Dokumente aufbewahrt werden müssen in ihre ursprüngliche Form, gescannt Papierdokumente können das Original ersetzen.
Implementieren Sie eine GOBD-zertifizierte Lösung: Die Steuerbehörden schreiben keine spezifischen Vorgaben vor. Software, aber sie definieren Prinzipien für elektronische Archivierung. Dazu gehören Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der Daten. archivierte Daten und Dokumente. Seit der Die Archivierungspflicht gilt nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für Anwendungen wie z. B. Warenverwaltung, Lohnabrechnungssysteme und Unternehmen sollten bei E-Mail-Clients sicherstellen, dass ihre Archive nicht nur GoBD-zertifiziert sind, sondern ist auch mit ihren Softwarelösungen kompatibel.
Behalten Sie die Kontrolle:: Wenn Sie ein papierloses, digitales Büro gemäß GoBD anstreben und Es wird eine Verfahrensdokumentation erstellt; GoBD schreibt vor, dass ein internes Kontrollsystem erforderlich ist. muss eingerichtet, angewendet und dokumentiert werden. Dies umfasst Zugriff und Zugriffsberechtigungskontrollen sowie Protokollierungs- und Plausibilitätsprüfungen. Darüber hinaus Es müssen Schutzmaßnahmen gegen die vorsätzliche und unabsichtliche Verfälschung von Programmen, Daten und Unterlagen.
Papierberge reduzieren: Zum ersten Mal erlauben die GoBD ausdrücklich, dass Papierdokumente eingescannt und anschließend vernichtet werden. Der Prozess der Papiervernichtung muss jedoch genauso dokumentiert werden wie alle anderen Buchhaltungsvorgänge. Zu diesem Zweck müssen Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation erstellen, damit die Prüfer die Prozesse schnell verstehen und befolgen können. Die GoBD schreibt außerdem vor, dass die Vernichtung von Dokumenten schriftlich dokumentiert werden muss.

Die E-Rechnung ist seit dem 01.01.2025 Pflicht

Bereits im März letzten Jahres wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes in Deutschland die schrittweise Implementierung der E-Rechnungspflicht ab diesem Jahr beschlossen.

Seitdem sind Unternehmen unabhängig von Branche und Größe dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen- und auch rechtssicher archivieren zu können. Da viele Unternehmen mit so einem Projekt vor einer enormen Herausforderung stehen, hat der Gesetzgeber für den Zeitraum bis zum 01.01.2028 Übergangsregelungen eingeführt. Differenziert wird hierbei vor allem zwischen dem Empfang und dem Ausstellen von Rechnungen.

Auf den ersten Blick mag die Implementierung von GoBD wie zusätzlicher Aufwand erscheinen. Der Einsatz moderner, innovativer Archivierungssoftware bietet Unternehmen jedoch viele Vorteile.:

Verringert den Verwaltungsaufwand
Verteilt Aufgaben
Überwacht den Dokumentenfluss
Automatisiert Prozesse
Optimiert die Reaktionszeiten
Ermöglicht schnellen Zugriff auf Informationen
Organisiert Rechnungen
Verhindert Übertragungsfehler
Erfüllt alle rechtlichen Anforderungen der GoBD

Wussten Sie, dass die Umsetzung und Einhaltung der GoBD-Richtlinien im Rahmen einer Steuerprüfung überprüft werden können? Steuerprüfungen finden in der Regel alle 10 Jahre statt – wann war Ihre letzte Prüfung?

Nehmen Sie das Thema Dokumentenarchivierung und seine potenziellen Folgen ernst. Mithilfe komfortabler und benutzerfreundlicher Softwarelösungen können Sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Anforderungen und Verpflichtungen der GoBD. Darüber hinaus erhöhen solche Systeme die Steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens langfristig und senken Sie Ihre Kosten. Transparenz und Rückverfolgbarkeit sorgen für klare Informationen. Wettbewerbsvorteile.

Sprechen Sie mit uns. Gemeinsam finden wir die ideale Archivierungslösung für Ihr Unternehmen.

Strafen

Steuerschätzungen: Das Finanzamt kann die Bemessungsgrundlage für die Besteuerung schätzen, was oft zu einer höheren Steuerbelastung führt.
Verlust des Vorsteuerabzugs: Rechnungen, die nicht den GoBD-Vorschriften entsprechen (z. B. fehlende GoBD-konforme Archivierung), können zur Ablehnung des Vorsteuerabzugs führen.
Ablehnung der Buchführung: Das gesamte Buchführungssystem kann als unzulässig abgelehnt werden.
Strafverfolgung: Bei Vorsatz können strafrechtliche Steuerverfahren eingeleitet werden, die zu Geldstrafen oder Freiheitsstrafen führen können.
Hohe Zinssätze: Es können Verzugszinsen anfallen.